01
aanvraag en goedkeuring
Dat zijn processen waar de winst snel zichtbaar wordt: minder achteraan jagen, minder overtypen en minder afhankelijkheid van losse gewoontes.
Procesautomatisering
Excel en e-mail vervangen door Microsoft 365 workflows
Zodra Excel het overzicht bewaakt en e-mail de route bepaalt, zit het proces meestal al in de gevarenzone.
Niet omdat Excel of e-mail slecht zijn, maar omdat ze dan werk moeten dragen dat eigenlijk een duidelijke workflow nodig heeft: met vaste status, eigenaarschap en minder handmatige overdrachten.
Pvot helpt teams zo'n proces opnieuw inrichten met het platform dat er al is, en bouwt alleen gericht bij waar dat echt nodig is.
Eerste keuze
Kies eerst het duidelijkste proces.
De beste eerste stap is meestal niet het grootste proces, maar het proces waar vaste status, eigenaarschap en minder overdrachtsmomenten direct winst opleveren.
02
intake en opvolging
Dat zijn processen waar de winst snel zichtbaar wordt: minder achteraan jagen, minder overtypen en minder afhankelijkheid van losse gewoontes.
03
document- of contractrouting
Dat zijn processen waar de winst snel zichtbaar wordt: minder achteraan jagen, minder overtypen en minder afhankelijkheid van losse gewoontes.
04
interne registraties met terugkerende statussen
Dat zijn processen waar de winst snel zichtbaar wordt: minder achteraan jagen, minder overtypen en minder afhankelijkheid van losse gewoontes.
Niet automatiseren
Wat je niet direct moet willen automatiseren.
Wees terughoudend als
- niemand eigenaar is van het proces
- uitzonderingen de regel zijn
- het doel van het proces nog niet duidelijk is
- de werkwijze vooral historisch gegroeid is en nog niet is vereenvoudigd
Waarom
Dan moet je eerst schrappen en aanscherpen. Anders automatiseer je vooral ruis en blijft het team alsnog via mailboxen en uitzonderingen repareren wat nooit goed is vereenvoudigd.
Klein beginnen
Hoe Pvot voorkomt dat dit alsnog een groot IT-traject wordt.
01
Eén proces
Niet het grootste proces, maar het duidelijkste proces.
02
Eén eigenaar
Zonder proceseigenaar blijft het werk toch terugvallen op losse gewoontes.
03
Eén duidelijk knelpunt
We kiezen het moment waar handwerk, statusjagen of dubbel invoeren nu het meeste kost.
04
Eén voelbare verbetering
De eerste versie moet in de operatie merkbaar lichter worden, anders is de scope te groot.
Volgende stap
Heb je al een proces in gedachten?
Stuur één voorbeeld door van een proces dat nu via Excel en e-mail loopt. Dan zeggen we eerlijk of dit een goed startpunt is om binnen jullie bestaande stack te vereenvoudigen.