Wat dit wel betekent
- eerst scherp krijgen welk proces echt pijn doet
- bepalen wat binnen het bestaande platform logisch is
- pas daarna gericht bouwen waar een dunne maatwerklaag nodig is
Microsoft 365 voor MKB
Microsoft 365 workflow automatisering voor MKB
Veel MKB-teams betalen al voor Microsoft 365, maar gebruiken het niet als echte werklaag. Aanvragen, goedkeuringen, documenten en statusupdates lopen nog via mail, Excel en handmatige overdrachten.
Pvot helpt dat vereenvoudigen. We kijken eerst naar het proces, gebruiken wat er al in jullie omgeving zit waar dat logisch is, en bouwen alleen gericht bij waar standaard niet meer past.
Betekenis
Workflow automatisering is geen extra laag om de laag erboven te repareren.
Het betekent eerst scherp krijgen welk proces echt pijn doet, bepalen wat binnen het bestaande platform logisch is, en pas daarna gericht bouwen waar een dunne maatwerklaag nodig is.
Wat dit niet betekent
Niet overal automatisering op plakken omdat het kan. Zo voorkom je dat een eenvoudige procesverbetering alsnog verandert in een diffuus IT-traject.
Waarde
Waar we meestal waarde zien.
01
intake- en aanvraagstromen
Niet omdat dit de enige processen zijn die kunnen veranderen, maar omdat hier de operationele winst vaak snel zichtbaar wordt.
02
interne goedkeuringen
Niet omdat dit de enige processen zijn die kunnen veranderen, maar omdat hier de operationele winst vaak snel zichtbaar wordt.
03
document- en contractprocessen
Niet omdat dit de enige processen zijn die kunnen veranderen, maar omdat hier de operationele winst vaak snel zichtbaar wordt.
04
registraties die nu op meerdere plekken bijgehouden worden
Niet omdat dit de enige processen zijn die kunnen veranderen, maar omdat hier de operationele winst vaak snel zichtbaar wordt.
05
statusoverzichten waar nu voortdurend achteraan gejaagd moet worden
Niet omdat dit de enige processen zijn die kunnen veranderen, maar omdat hier de operationele winst vaak snel zichtbaar wordt.
Aanpak
Hoe Pvot het aanvliegt.
01
Proces eerst
We beginnen niet met een lijst Microsoft-features, maar met het werk dat nu te veel tijd kost.
02
Vereenvoudigen voor we bouwen
Soms kan er meer weg dan je denkt. Niet elk knelpunt vraagt meteen om maatwerk.
03
Gericht bouwen
Als er iets ontbreekt, bouwen we een dunne laag die precies op het proces aansluit, zonder er een nieuw vendorlandschap van te maken.
Slechte eerste stap
Wanneer dit niet de juiste route is.
Wees terughoudend als
- jullie vooral op zoek zijn naar algemene IT-beheerondersteuning
- het echte vraagstuk een brede ERP-vervanging is
- er nog geen proces is gekozen waar iemand eigenaar van is
Waarom
Dan is het beter om eerst scherper te worden over het werkelijke probleem. Zonder duidelijk proces en eigenaarschap wordt automatisering vooral een containerbegrip.
Volgende stap
Welke workflow kost jullie nu het meeste handwerk?
Als je al weet welk proces het meeste frictie geeft, dan is dat meestal het goede startpunt. We denken graag mee of dat proces binnen jullie bestaande Microsoft 365-omgeving slimmer ingericht kan worden.